Если вы получили сообщение, существует несколько действий, которые можно выполнить с сообщений.
Чтобы ответить только отправителю, выберите ответ .
Чтобы ответить отправителю и всем остальным получателям в строках Кому и копия строк, выберите Ответить всем .
Чтобы отправить сообщение, чтобы кто-то не в поле Кому или копия строки, выделите вперед .
Ответ на сообщения и их пересылка - одна из наиболее частых задач в Microsoft Office Outlook 2007. В этом разделе содержатся основные сведения об ответах на сообщения и их пересылке. Справка по настройке сообщений, например по изменению фона или добавлению вложений, доступна в других разделах.
В этой статье
Ответ отправителю
Примечание:
Ответ отправителю и всем получателям сообщения
Вы можете ответить отправителю сообщения и всем пользователям, указанным в полях Кому и Копия .
Во многих случаях не требуется включать всех пользователей в ответ. Используйте функцию Ответить всем с осторожностью, особенно при наличии большого числа получателей или списков рассылки. Если необходимо написать только отправителю сообщения, рекомендуется использовать кнопку Ответить . Кроме того, вы можете удалить имена людей или списков рассылки, которым не нужно читать ответ.
Совет: Если вам требуется написать только одному из получателей, можно удалить других. Для этого щелкните имя получателя в поле Кому или Копия (при этом имя будет выделено) и нажмите клавишу DELETE.
Примечание: По умолчанию при ответе на сообщение электронной почты, исходное сообщение включается в теле сообщения. В разделе , чтобы изменить этот параметр.
Пересылка сообщения
Совет: Если вы хотите переслать несколько сообщений, выберите первое и, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите остальные сообщения, а затем нажмите кнопку Переслать . Все сообщения будут пересланы в виде вложений в новое сообщение.
Если сообщение выбрано, но не открыто в отдельном окне. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Переслать .
Если сообщение открыто. На вкладке Сообщение в группе Ответ нажмите кнопку Переслать .
На вкладке Параметры в группе Поля выберите пункт Отобразить поле "СК" .
Выполните одно из указанных ниже действий.
Создайте сообщение.
В поле Кому введите имена получателей.
Примечание: В полях Кому , Копия и СК должен быть указан по крайней мере один допустимый получатель электронной почты.
Чтобы выбрать имена адресатов из списка, нажмите кнопку Кому , Копия или СК .
Подробнее о полях Копия и СК
Копия : всем адресатам, указанным в этом поле сообщения Outlook, будет отправлена копия сообщения. При этом их имена будут видны всем остальным получателям данного сообщения.
СК : название этого поля - сокращение от словосочетания "скрытая копия". Всем адресатам, указанным в этом поле сообщения электронной почты, будет отправлена копия сообщения, но при этом их имена не будут видны другим получателям сообщения. Если при создании нового сообщения поле СК не отображается, его можно добавить.
Нажмите кнопку Отправить .
Отмена автоматического включения исходного сообщения
Устранение неполадок, при которых отсутствует кнопка "Отправить"
При отсутствии команды Отправить невозможно отправить сообщение. В этом разделе приведены сведения о поиске команды Отправить , указаны возможные причины ее отсутствия и перечислены действия для исправления этой проблемы.
Кнопка Отправить находится рядом с полями "Кому", "Копия" и "СК".
Если в Outlook 2007 не настроена учетная запись электронной почты, команда Отправить не отображается, а сообщения невозможно отправить.
В большинстве случаев Outlook 2007 используется с учетной записью электронной почты. Тем не менее существует ряд причин, по которым учетная запись электронной почты может не быть настроена:
Outlook 2007 настроен без поддержки электронной почты. В редких случаях Outlook 2007 может быть настроен для управления только контактами, задачами или календарями.
Настройка учетной записи электронной почты была прервана. При первом запуске Outlook 2007 настройка учетной записи не была завершена.
Файл конфигурации учетной записи поврежден. Повреждение файла конфигурации, который используется для хранения сведений конфигурации учетной записи электронной почты, может привести к тому, что ранее настроенная учетная запись электронной почты не будет отображаться.
Примечание: Вы можете открыть файл данных Outlook, который называется файл личных папок (PST), просмотреть полученные сообщения и открыть окно создания сообщения с помощью команд Создать , Ответить , Ответить всем или Переслать . Однако если не настроена ни одна учетная запись электронной почты, кнопка Отправить не будет отображаться.
Проверка наличия учетной записи
Прежде всего убедитесь в том, что учетная запись электронной почты настроена.
Если в списке Имя на вкладке Электронная почта отсутствуют записи, в профиле Outlook нет настроенных учетных записей электронной почты.
Дополнительные сведения о добавлении учетной записи электронной почты см. в статье
Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.
Из статьи вы узнаете:
В каких случаях требуется письмо-ответ
Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ. Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение.
Письмо-просьба
Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату. Как правило целью данного документа является получение определенной информации, товаров или услуг, в которых нуждается автор письма. Данная категория входящей документации оформляется на бланке письма и содержит такие фразы, как: "Просим Вас уведомить о…", "Просим Вас сообщить…", "Просим принять меры…" и т.д.
В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а лишь пожелание. К примеру, "Надеемся на рассмотрение обращения…". В таком случае документ также должен содержать само обращение или описание ситуации, требующей принятия определенных мер.
Бывают и такие ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в себе несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов "Также просим Вас принять меры…", "Попутно просим Вас обратить внимание…", "Одновременно просим Вас рассмотреть…" и т.д.
Письмо-запрос
Пожалуй, письмо-запрос является единственным документом, ответ на который необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю изложения и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность, которую нельзя оставить без внимания. Речь идет об обосновании документа.
Письма-запросы относятся к служебным письмам , направляемым адресату с целью получения определенной информации, документов и деловых бумаг. Такой документ в переписке отличается наличием обоснования, которое указывает автор запроса. В качестве обоснования может быть указана отсылка к какому-либо государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор в праве ознакомиться с запрашиваемой информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые дают право ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, необходимо обязательно оформить официальный ответ на запрос. Ниже мы более подробно рассмотрим образец ответа на письмо обращение.
Письма-приглашения
Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобная необходимость диктуется деловым этикетом. При этом ответное сообщение в данном случае желательно оформить как можно раньше. Если же такая возможность отсутствует, то предупредить о возможном присутствии или отсутствии на мероприятии можно позвонив приглашающей стороне.
Структура и оформление письма-ответа
Как уже говорилось выше, письмо ответ на запрос является обязательным, поэтому к его составлению необходимо приступать как можно быстрее, после получения запроса. Если по каким-то причинам оформление документа затягивается, то имеет смысл предупредить автора о том, что запрос был получен, однако его обработка требует времени. Это не только будет вежливым поступком, соответствующим деловой этике, но и даст время на формулировку послания.
Важно понимать, что письмо ответ на запрос (образец представлен ниже) может иметь как положительное, так и отрицательное решение по поводу данной просьбы. Рассмотрим их более подробно.
Положительный ответ
Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляется в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле. В документе следует упомянуть о том, что просьба была рассмотрена, на основании чего было принято положительное решение (решение удовлетворить просьбу). При этом, если потребуется, можно указать сроки, в течение которых запрос будет удовлетворен.
В случае, если ответ на официальный запрос (образец представлен ниже) требует отправки определенных деловых бумаг, то они могут быть прикреплены к письму. При этом следует указать в основном документе перечень прикрепленных документов, их количество и название. При необходимости указывается количество экземпляров.
Письмо-ответ (образец)
Сколько раз в день вы проверяете свой e-mail? Сколько писем вы отправляете каждый день? Сколько из них идут с пометкой «важно»?! И, наконец, сколько из этих писем так и остаются без ответа? Писать «правильные» письма, на которые человек просто не может не ответить, нужно уметь. Оказывается, есть люди, которые проводят на эти темы целые семинары, и они (семинары) пользуются довольно большим спросом.
Хотите быстро получать ответы на важные письма? Есть целых 5 проверенных способа получить желаемое.
1. Пишите короткие письма.
Люди любят откладывать не очень важные дела. А если к ним на почту пришло вроде как важное, но очень длинное письмо - это еще один повод отложить ответ. Сложно быстро ответить на длинное письмо. Во-первых, его надо прочесть. Во-вторых, осознать и обдумать то, что там написано. И, наконец, в-третьих, на него нужно написать вразумительный ответ. Более того, такие длинные письма могут часто содержать в себе очень много вопросов и разных тем. А это создает дополнительные трудности с выделением главной темы или вопроса, что в свою очередь снова приводит к откладыванию этого письма в долгий ящик.
На короткий e-mail гораздо проще дать короткий, вразумительный и, что самое главное, быстрый ответ. Одно письмо - одна тема или вопрос!
Пишите письма реже
Если вы отправляете сотруднику много писем, в конце-концов он попросту привыкает к тому, что каждое утром в его почтовом ящике уже ждут два или три ваших письма. Ну не ответит он сейчас - как разница? Чуть позже вы пришлете ему еще одно письмо-напоминание с тем же вопросом.
Не приучайте людей к тому, что вы можете написать сколько угодно писем в любое время. Научите людей ценить ваши письма, присылая их только тогда, когда у вас есть действительно важная и ценная информация.
Всегда просите ответить на ваши письма
Звучит просто, но мы очень часто забываем это делать. Мы можем как угодно расписывать проблему в письме и даже набросать несколько возможных решений, но при этом мы часто забываем четко попросить ответить на этот e-mail. Для нас, как отправителей письма, следующий шаг - ответ на него, очевиден. Но он может быть не очевиден для получателя. Особенно если письмо прислано в разгар рабочего дня или в горячую пору ответов и всевозможных дедлайнов.
Не забывайте в конце письма всегда вежливо просить ответить на него , потому что это важно для вас и для получателя.
Начните с конкретных сроков
Еще одна причина откладывания ответов на письмо - это его не озвученная срочность или дата, до которой нужно дать ответ. Система «горячих сроков» давно прижилась у нас и как бы не затягивали выполнение задания, мы все равно знаем, что до определенного числа мы просто обязаны его выполнить. То же самое касается и писем. Укажите в первых нескольких предложениях сроки , до которых вам кровь из носу нужно получить ответ на это письмо.
Одно письмо - один получатель
Очень соблазнительно написать письмо и указать сразу несколько получателей. Многие так и делают, правда? Не покупайтесь на легкость и быстроту. Потратьте чуть больше и отошлите письмо каждому индивидуально. Вот увидите, вы получите свои ответы гораздо быстрее, чем при коллективной рассылке. Причина? Дело в том, что когда человек видит в адресной строке несколько получателей, сразу срабатывает перекладывание ответственности на кого-то из этого списка. Получатель надеется, что кто-то другой из списка ответит на поставленный вопрос. В итоге вы можете остаться совсем без ответа.
Если же вам все-таки нужно отправить сообщение группе людей, постарайтесь в письме четко задать вопрос или поставить задание каждому из перечисленных в списке. То есть получается общее сообщение с индивидуальными задачами.
Старайтесь быть предельно корректным в любых ситуациях (никто не любит грубиянов) и задавать конкретные вопросы с четкими временными рамками их выполнения.
Что делать, если вам не ответили на письмо. Как писать, чтобы вам всегда отвечали.
В восточных странах составление письма – целое искусство. В нём используют слова, которые никогда не употребляются в устной речи, обязательно обсуждают погоду, спрашивают у адресата его мнение о красоте природных явлений, и только потом переходят к делу. У нас всё проще. Если вы в теме письма или первом абзаце не объявите, что вы хотите, ваше письмо сочтут скучным и затянутым, и бросят читать. Как писать письма, чтобы на них всегда отвечали?
Почему вам не отвечают на письмо? Ошибки в письме
У адресата может быть множество причин для того, чтобы оставить ваше письмо без ответа. Не нужно сразу подозревать его в неприязни или нежелании общаться.
Возможно, ему удобнее связываться с вами по телефону или беседовать лично. Или он принял ваше письмо к сведению, посчитав, что ответ не нужен. Иногда люди не отвечают на письмо сразу, а ждут, пока корреспонденция накопится. Ведь легче ответить на несколько посланий, чем отсылать по одному.
Но если ваши письма остаются без ответа всё чаще, есть повод задуматься. Какие ошибки люди совершают при составлении посланий?
- Ошибки в прямом смысле. Грамматические. Возможно, вы пропускаете много знаков препинания, и предложения становятся нечитаемыми. Вспомните знаменитую фразу «казнить нельзя помиловать». Совершенно непонятно, что хотел сказать автор. В то же время орфографические ошибки могут изменить слова до неузнаваемости. На чтение письма с ошибками уходит гораздо больше сил и времени. В нашем динамичном мире легче отбросить «бракованное» письмо, чем исправлять его
- Ваше письмо похоже на спам. Это происходит, когда вы забываете об адресате, и пишете какому-то «среднестатистическому» собеседнику. Такое письмо не содержит ни обращения по имени, ни индивидуальных вопросов. А на безликую рассылку отвечать не принято
- Вы не можете вычленить главное. Среди подробностей и мелких деталей может затеряться тема. Возможно, человек прочитал ваше письмо, но так и не понял, что вы от него хотите
На какие письма отвечают сразу? Что нужно добавить в письмо, чтобы на него обратили внимание и ответили?
Знаменитый публицист Глеб Архангельский делится опытом: на какие письма хочется отвечать сразу?
- В хорошем послании идея должна быть чётко сформулирована и заявлена в теме письма. Потрудитесь «сжать» свой текст до двух-трёх абзацев. Если потребуются подробности, объясните в дальнейшей переписке
- Не забывайте отбивать предложение точкой и заглавной буквой, проставляйте абзацы. Если не определились, как обратиться к собеседнику – на «ты» или на «вы», лучше выберите последний вариант. И самое неожиданное: никогда не забывайте оставить обратные контакты в теле письма. Возможно, ваш обратный адрес просто потерялся
- Если у есть необходимость прикрепить что-то к письму, отметьте это в тексте и коротко опишите, что за информация там находится. Ведь скачать, найти, открыть и просмотреть отдельный файл – это тоже труд для адресата. То же самое касается ссылок
Если вы используете имейл или почту как средство связи с этим человеком впервые, не поленитесь перезвонить и уточнить: дошло ли письмо? Иногда настройки на защиту от спама могут «проглотить» ваше письмо. Ничего уж не говоря о нашей знаменитой (не с лучшей стороны) почте России.
Яркая первая строка: «Очень срочно!»
Письма нередко начинаются с фраз «Очень срочно!», «Важные сведения!», «Внимание сюда». Броские предложения всегда привлекают внимание. Поэтому их использовали уже миллион раз. Это избитый приём. Эффективнее коротко и броско формулировать то, о чём пойдёт речь в самом письме.
Емкий текст письма: когда ваше письмо не хотят читать долго
Раньше из писем составляли целые романы. Они поражали глубиной мысли собеседника, изящностью его слога, остроумием и эрудицией. Сейчас, когда ритм жизни невероятно ускорился, адресат больше оценит краткость.
Продумайте письма. Потом вкратце сформулируйте каждый пункт этого плана. Это и будут абзацы. Если кроме основной информации вы хотите ещё и поговорить о жизни, то оставляйте всю «лирику» напоследок.
Как грамотно написать письмо, чтобы всегда получать ответ: советы и отзывы
Большинство писем имеет одинаковую структуру. Если вы овладеете техникой составлять послания в соответствии с ней, письма будут читаться легко. Значит, и ответ не заставит себя долго ждать. Структура эта такова.
- Приветствие. В интернете очень распространена фраза «Доброго времени суток!» Она допустима как в личной, так и в деловой переписке. Упомяните имя собеседника. Так он будет знать, что он – не часть большой рассылки, а письмо предназначено ему лично
- Представление. Не забудьте написать не только своё имя, но и что-то, что поможет вашему собеседнику идентифицировать вас. «Это Мария» — такая фраза не скажет человеку ничего. «Это Мария Иванова из соседнего офиса. Мы вместе добирались на такси в прошлую пятницу» — и вот ваш адресат уже точно вспомнил вас
- Основная часть. Постарайтесь изложить кратко. Если это личное письмо, можно добавить пару шуток или ссылок, которые относятся к делу. Не используйте длинные предложения. Вы легко запутаетесь в пунктуации, а ваш собеседник устанет читать. Чаще используйте вопросы
- Вместо того чтобы написать: «Пришлите мне фотографии с корпоратива», — используйте фразу: «Когда вы сможете прислать мне фотографии?» Теперь у вашего собеседника есть стимул написать вам тоже, ведь оставлять вопрос без ответа неприлично. Не злоупотребляйте вводными словами
- «Лирика». Теперь можно обсудить вопросы, косвенно относящиеся к теме. Это могут быть дежурные вопросы: как поживает ваша мама? как вам такая погода для начала весны? Или общие воспоминания, переживания: вы уже видели новый галстук шефа? вы не знаете, когда нам поменяют сломанный кулер
- Прощание. Перед тем, как поставить точку, не забудьте добавить фразу вроде «заранее спасибо за ответ»
- Завершите письмо своими контактными данными. Не ограничивайтесь е-мейлом и адресом. Возможно, человек захочет перезвонить вам или написать смс
Уважение — залог доверительного отношения
Иногда люди не отвечают на письмо потому, что им показалось: вы не проявили должного уважения. У каждого свой критерий на этот счёт.
- ошибки. Неграмотность или неряшливость в тексте можно счесть за неуважение. Есть люди, которые принципиально не будут читать письмо, где нет пробела после запятой или тире заменено на дефис
- отсутствие приветствия или прощания
- остальные формы вежливости. Если у вас есть просьба, сопроводите её словом «пожалуйста»
Чтобы не стать жертвой конфузной ситуации, обязательно перечитывайте письмо после написания. При этом постарайтесь увидеть его глазами адресата. Проверяйте не только ошибки, но и адрес, тему, правильность ссылок и вложений. Проследите, как бы письмо про «новый галстук шефа» не ушло к самому шефу.
Мотивация к ответу: спросите то, в чем отвечающий хорошо осведомлен
Чтобы наладить коммуникацию, можно для начала заставить собеседника «оседлать любимого конька». Грубый пример: если вы хотите занять у мамы денег, сначала спросите у неё рецепт фирменного борща, и только в следующем письме намекните, что у вас не хватает на хорошую говядину.
Самое сложное – мотивировать человека ответить вам в первый раз. Потом, когда коммуникация уже будет налажена, собеседник будет отвечать вам «на автопилоте».
Если все же ответа не последовало
- Убедитесь, что ваше письмо дошло до адресата. Для этого используйте другие средства связи. Если оно было получено, уточните, может быть, в другой раз лучше связываться не по и-мейлу, а через социальные сети или скайп
- При составлении следующего послания постарайтесь поставить отвечающему какой-то дедлайн, то есть конкретную дату, до которой он должен ответить.
- Пример: «Пожалуйста, пришлите мне расписание лекций. В понедельник заканчиваются каникулы. Я не знаю, во сколько мне идти в университет. Вы сможете сделать это до пятницы
- И главное: возьмите за правило отвечать на письма, адресованные вам. Этому учит и этикет, и деловые правила. 10 минут в день — и ваша корреспонденция не будет накапливаться
Грамотные примеры написания текстов «с ответами»
Личное письмо
Привет, дорогой Миша! Это Олег. Мы вместе были в летнем лагере на озере Солёное.
Помнишь, у нас был разговор про группу «Кино»? Ты говорил, что можешь прислать мне ссылку на сайт, где можно скачать их песни в формате караоке. На следующей неделе у нас будет вечер военной песни. Я хочу, чтобы наш класс спел «Группу крови». Но нам нужна фонограмма. Ты сможешь дать мне ссылку на этой неделе?
Кстати, как там рыжая Катька, с которой ты танцевал на дискотеке? Её не пересадили с тобой за одну парту? Как ты отметил прошедший Новый год? Я ездил с Москву и был на кремлёвской ёлке. Если интересно, я расскажу тебе об этом в следующем письме.
Полуофициальная переписка
Доброго времени суток, Ирина! Это Алексей. Мы застряли с вами в лифте на прошлой неделе, помните?
Я всё ещё хочу получить от вас адрес сайта. Помните, вы сказали, что заказали там сеанс игры в боулинг с большой скидкой? В эту субботу у меня свободный выходной. Собираюсь вспомнить, что это за вид спорта. Кстати, как там обстановка? Достаточно ли шаров? Выдают ли сменную обувь?
И ещё. У меня есть фирменная техника, которая позволяет выбивать с первого раза если не страйк, то спэр. Могу рассказать подробнее. Или покажу на примере. Буду рад, если вы присоединитесь ко мне в эту субботу.
До встречи.
Видео: правила этикета для электронной почты
